Escritório Virtual para Micro e Pequenas Empresas

Há 2 anos estamos observando um grande movimento de migração dos escritórios físicos para o modelo home office. A mudança…

Há 2 anos estamos observando um grande movimento de migração dos escritórios físicos para o modelo home office. A mudança se deu, principalmente ao distanciamento social por medidas sanitárias, com isso, a transição do trabalho presencial para o virtual em escritório virtual para Micro e Pequenas Empresas, e até empresas maiores.

A decisão pelo retorno ainda não se tornou realidade para boa parte das empresas; algumas adotaram o modo híbrido, outras declararam o teletrabalho como padrão. Os responsáveis por essa mudança foram os fatores praticidade, comodidade e economia de gastos. Para micro e pequenas empresas, esses quesitos foram determinantes para a escolha permanente ao home office.

Mas o modelo remoto já era muito utilizado por organizações que atuam com tecnologia, uma vez que possuem colaboradores de todo o mundo. É comum empresas iniciantes no ramo, as chamadas startups, não terem sede fixa e utilizarem espaços compartilhados para fazer o gerenciamento do trabalho.

Conhecido como escritório virtual, esse formato pode ser facilmente adotado por empreendimentos que não atuam com tecnologia e informação. Desde a abertura da empresa, é possível abdicar do aluguel de um espaço exclusivo e adotar uma sala, seja compartilhada ou privativa, de forma simplificada.

O que é escritório virtual

Oferecido, em geral, por empresas que administram coworking, o escritório virtual consiste em uma estrutura física completa, onde o empreendedor consegue estabelecer seu negócio. Com ele, é possível ter um ambiente preparado e apropriado para exercer as atividades.

O escritório virtual é o modelo ideal para os profissionais que têm flexibilidade para atuar remotamente, mas que precisam de endereço comercial para realizar algumas tarefas. Pode ser para recebimento de correspondências e encomendas ou mesmo reunir com clientes em um ambiente organizado para tal atividade, o que não aconteceria em uma residência, por exemplo.

São diversos serviços oferecidos pelo escritório virtual, que vão desde atendimento telefônico personalizado até o uso do endereço para fins fiscais. A utilização de cada um deles varia conforme as demandas do empreendedor, que pode contratar os itens de forma individual.

Alguns profissionais que podem se beneficiar do escritório virtual são: designer, arquiteto, advogado, publicitário, jornalista, programador, consultores, representantes, entre outros que conseguem exercer suas atividades remotamente.

Benefícios do escritório virtual para micro e pequenas empresas

Construir uma imagem profissional sólida é muito importante para transmitir competência e garantir fidelidade dos clientes. Muitos empreendedores em início de carreira apresentam dificuldade em apresentar essas qualidades devido ao valor que precisam investir para compor seu negócio.

Estrutura física adequada, serviços de qualidade e algumas regalias que agradam os clientes têm alto custo. Por isso, o escritório virtual é a opção mais acertada para esses profissionais, que podem contar as facilidades a um custo acessível.

Micro e pequenos empreendedores podem contar com uma gama de vantagens ao contratar o serviço. Entre elas podemos citar:

Endereço fiscal e comercial

Mesmo que a empresa não tenha colaboradores, ela vai precisar informar os dados do local onde irá funcionar. Comprovante de endereço, guia de IPTU, contrato de locação, todos esses documentos são exigidos pelos órgãos reguladores no momento de abertura da empresa.

Em muitos casos, o empreendedor não deseja informar os dados residenciais para fins fiscais. Sendo assim, é possível apresentar a papelada com as informações do Coworking, que estarão listadas no contrato de aluguel, como comprovante. Apesar de não haver documento oficial em nome do empreendedor, o registro pode ser utilizado.

Dessa forma, cartão de CNPJ e alvarás serão emitidos com o endereço fiscal, ou seja, do Coworking. Assim, o empreendedor não precisará se preocupar com a comunicação entre os órgãos e a empresa, já que todas as correspondências relacionadas ao negócio serão recebidas e entregues no escritório virtual.

Além disso, para aumentar a credibilidade, cartões de visita podem apresentar o endereço fiscal, deixando a imagem mais profissional.

Secretária e motoboy

Contratar funcionários tem um custo elevado. Salário, contribuições previdenciárias, férias, entre outros benefícios oneram o caixa da empresa. Por outro lado, se o empreendedor exercer essas funções além do trabalho principal, pode prejudicar as atividades essenciais para a empresa.

Mas isso não é problema no escritório virtual. Uma das vantagens é poder contar com profissionais capacitados e confiáveis, que irão trabalhar com empenho para a empresa.

Entre os serviços oferecidos estão o de secretária e motoboy, que são geralmente contratados por hora. Isso permite, por exemplo, atendimento telefônico personalizado, transferência de ligações e gerenciamento de recados.

Organização de documentos, agendamento de reuniões, digitalizações, entre outros também estão entre as vantagens. Já o de entrega, o empreendedor terá profissionais à disposição, não sendo necessário encontrar um motoboy sempre que tiver algo para entregar. Basta solicitar o serviço.

Estrutura adequada

Para montar um escritório físico, é necessário considerar espaços para os colaboradores trabalharem com conforto e segurança, copa, sala de reunião e apresentação, banheiro, sala de espera, entre outros. Como dissemos anteriormente, o custo para ter essa estrutura é alto, a menos que se contrate o escritório virtual.

Ele possui estrutura completa, podendo ser utilizado de acordo com a demanda. Local adequado para reuniões com clientes e colaboradores, baias de trabalho fixas e flexíveis, local para realização de eventos, incluindo happy hour.

Quanto aos serviços, o escritório possui limpeza constante, café liberado, internet de alta velocidade, telefone, número fixo exclusivo e, em alguns locais, ferramenta de integração para equipes. Tudo o que uma empresa precisa para funcionar.

Profissionalismo

Imprescindível no mundo corporativo, a imagem, aliado a um trabalho bem feito, encanta os clientes e ainda atrai outros. Por isso, apresentar um endereço comercial em um local privilegiado chama a atenção e eleva o status da empresa.

A organização também é outra vantagem que os empreendedores têm com o escritório virtual. Com tantos serviços, o trabalho se torna mais fluido e com foco na qualidade e desenvolvimento.

Para escolher o escritório virtual ideal para os objetivos da empresa, é preciso pesquisar entre as opções disponíveis. Independentemente do Coworking, os custos serão mais vantajosos que ter uma estrutura própria.