Como é o registro da ata de reunião dos sócios

No mundo corporativo, toda decisão que envolve processos internos e externos de uma empresa, sobretudo dos setores financeiro, tributário e…

No mundo corporativo, toda decisão que envolve processos internos e externos de uma empresa, sobretudo dos setores financeiro, tributário e jurídico, devem ser documentados. Inclusive, para empresas com número de sócios superior a 10, o registro de ata de reunião dos sócios e assembleias é obrigatório e está previsto no Código Civil, artigo 1.072.

A ata é um resumo oficial de todos os assuntos que foram tratados durante uma reunião empresarial. Ela elenca informações que foram repassadas, discussões, decisões e resultados de ações.

Vantagens de registrar reuniões em ata

Por ser um documento legal, a ata serve não só como registro histórico, mas reforça o que foi acordado pelo grupo de sócios. Com isso, ela confere maior comprometimento com a resolução e segurança para a tomada de decisões, o que garante idoneidade às deliberações. Além disso, são provas da participação e opinião de cada sócio.

Mesmo que não seja obrigatório para todas as empresas, é importante manter o registro para, caso necessário, seja possível relembrar acordos realizados, resultados demonstrados, tópicos abordados, entre outras informações relevantes. A ata é também um instrumento essencial para evitar conflito de interesses e desencontro de informações.

Redigir a ata não é uma tarefa difícil, uma vez que ela deve conter somente o que foi dito durante a reunião. Entretanto, é preciso que o documento tenha uma estrutura específica para que nenhum dado seja ignorado e, assim, cumprir o seu propósito.

Agora que já conhece os benefícios de desenvolver uma ata, vamos mostrar como ela deve ser redigida.

Como realizar registro de ata de reunião dos sócios

Existem dois tipos de ata: formal e informal. A primeira é utilizada para documentos que serão registrados em cartório, conferindo respaldo jurídicos às informações contidas nelas. O segundo modelo deve seguir a mesma estrutura, mas não exige tantas formalidades.

Em ambos os casos, o documento deve ser completo e escrito de forma clara e objetiva, no tempo verbal pretérito perfeito do indicativo, seguindo as normas da língua portuguesa. O texto deve ser corrido, sem parágrafos e espaço entre as linhas para evitar alterações não autorizadas. Rasuras e abreviações de palavras não são aceitas. Já os números, devem ser apresentados de forma extensa.

E para que a ata contenha todas as informações necessárias, ela deve ser redigida por alguém que não irá participar ativamente da reunião, ficando somente como espectador. Em geral, essa função é atribuída aos secretários.

Independentemente do motivo da reunião, a ata deve contem informações específicas para identificar não só quando ocorreu, como os participantes e o resultado das discussões.

Os dados que precisar fazer parte de qualquer ata são

Nome da empresa: é necessário especificar a organização adicionando informações como razão social, CNPJ e o Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE), emitido pela Junta Comercial.
Data, horário e local: esses dados são básicos, mas muito importantes para determinar o período em que houve a reunião, bem como as circunstâncias atuais da empresa. Essas informações permitem acompanhar o andamento e resultado de projetos, direcionar as ações e organizar o armazenamento das atas.
Nome dos presentes: todas as pessoas convocadas para reunião devem ser listadas na ata. É preciso colocar nome completo e cargo. Os ausentes também devem constar no documento, bem como a justificativa pela falta.
Legalidade: para que a ata tenha valor jurídico, é preciso indicar a quantidade mínima de participantes necessária para obter quórum. Se for suficiente, é preciso declarar. Caso não atinja o número, basta especificar no documento e informar que a reunião não pôde ser continuada.
Motivo da reunião: o propósito do encontro deve ser bem especificado na ata. Ele garante o melhor entendimento das decisões tomadas.
Detalhamento da reunião: os assuntos discutidos, fala dos participantes, dados apresentados, entre outras informações que forem repassadas durante a reunião devem constar na ata em ordem cronológica. Dessa forma, mesmo uma pessoa que não tenha participado conseguirá compreender o que se passou no dia.
Resultado da votação: caso os sócios tenham que deliberar por alguma ação, é preciso registrar o voto de cada um. Essa anotação é útil para evitar desentendimentos futuros e garantir o comprometimento do quadro societário.
Encaminhamentos: as decisões tomadas durante a reunião, como próximas ações a serem desenvolvidas, prazos para resolução das questões, além da previsão de um novo encontro também precisam constar na ata. Essa é mais uma forma de acompanhar o andamento dos projetos e garantir a continuidade do trabalho.
Aprovação da ata: todos os presentes devem ler o documento na íntegra para garantir que as informações foram inseridas corretamente. Isso garante uma ata transparente e fiel aos acontecimentos. Se o número de participantes for alto, o responsável pela redação pode ler em voz alta para todos.
Encerramento: para finalizar a ata, é preciso colher a assinatura de todos os envolvidos. Ela é uma comprovação de que os presentes aprovam a redação da ata e que estão de acordo com as decisões.

Informações importantes sobre a ata

Como um documento de validade legal, a ata assegura as decisões tomadas durante a reunião, sobretudo se for registrado em cartório. Além disso, é possível publicar no Diário Oficial da União (DOU), dando ainda mais importância para o texto. Caso não seja protocolada, as deliberações podem não ser consideradas juridicamente. Ou seja, se ocorrer algum conflito, ela não servirá como prova.

O redator é parte fundamental da reunião. Ele deve estar atento para transcrever exatamente o que está ocorrendo durante a reunião sob pena de cometer crime de falsidade ideológica. Por isso, o responsável deve ser alguém de confiança na empresa, que tenha habilidade para resumir as falas sem distorcer o sentido.

Erros não são aceitos, mas caso ocorram, o redator pode escrever expressões como ‘em tempo’ ou ‘quer dizer’ e, logo após, escrever a informação correta.

A ata é uma importante ferramenta para empresas de todos os ramos e portes. É a partir desse documento que o planejamento será criado e, por meio de suas diretrizes, será colocado em prática.