Os empresários e sócios devem realizar uma reunião para prestação de contas de sua administração (O artigo 1.020 do código civil)

Transparência e bom convívio são importantes em qualquer ambiente seja na vida pessoal, profissional e, primordialmente, nos negócios. A vida em sociedade (pensando em um ambiente empresarial) precisa ser o mais claro possível. Isso está presente, inclusive (e porque não dizer, prioritariamente) quando o assunto são “demonstrações financeiras”, e é aí que entra a o artigo 1.020 do código civil.

A administração de bens comuns ou de terceiros faz jus ao dever de prestar contas

Independentemente do tipo societário adotado, devem os administradores prestar contas de sua atuação. E isso não é apenas para que tudo ocorra sem grandes estresses. O Código Civil, no que diz respeito às sociedades simples e sociedades empresárias limitadas, deixa claro e limpo como água a obrigação de os administradores prestarem, anualmente, contas justificadas de sua gestão e apresentar o inventário e os balanços patrimonial e de resultados.

Em resumo, o administrador tem a obrigação de prestar contas da sua administração, demonstrando anualmente o inventário, bem como o balanço patrimonial e o resultado econômico (como disposto no artigo 1.020 do CC).

O Papel do Administrador

É importante lembrar, nesse ponto de nossa conversa, que assim como na sociedade simples pura, os administradores da sociedade limitada são também seus representantes legais, incumbidos de exprimir a vontade desta. Também não pode ser o administrador pessoa jurídica e esta atividade também é personalíssima. Aqui também pode ser nomeado o administrador no contrato social ou em ato separado, ser ele sócio ou não sócio.

Importante salientar que caso seja constituído que todos os sócios serão administradores, um novo sócio que ingressar na sociedade não terá esse direito automaticamente, tendo que ser nomeado em ato separado para tal função.

Papel de administrador compreendido com sucesso? Maravilhoso! Dessa forma, podemos passar para a próxima parte: a você e aos seus sócios, resta o lindo papel de analisar todos os documentos no prazo de até quatro meses após o término do exercício social, em sede de reunião ou assembleia de sócios, isto é, tomar as contas dos administradores.

Às vezes pode ser complexo e mas todos os envolvidos ficam resguardados

A ideia em si de “tomar as contas” significa verificar as operações realizadas pela administração, os lançamentos contábeis e documentos que o embasam, bem como os dados do balanço patrimonial e de resultado econômico. Vocês devem verificar todas as informações e ter certeza de que todas estão postas de forma assertiva, coerente e organizada.

Aprovadas as contas, você e seus sócios devem, ainda, deliberar sobre a destinação do lucro do exercício – se houver lucro, obviamente.

Além de possibilitar uma distribuição correta dos dividendos, a aprovação de contas tem como efeito isentar de responsabilidade os administradores e membros do conselho fiscal, no período da gestão a que elas se referirem, ressalvadas as hipóteses de erro, dolo ou simulação. Ou seja, prestando as contas de forma correta, todos os envolvidos ficam resguardados.

Burocracia até a devida homologação

Aqui, vale esclarecer que o inventário e os balanços, patrimonial e de resultados, enquanto não aprovados pelos sócios, não produzem efeito. Ou seja, você e seus sócios PRECISAM analisar toda a prestação de contas após que a mesma tenha sido finalizada, caso contrário, nada aqui terá valor.

Na lógica desse sistema, as contas do exercício só têm existência jurídica quando sobre elas tiver recaído deliberação homologatória da assembleia ou reunião de sócios. Até lá, são meros projetos, propostas ou elementos técnicos, que não apresentam o caráter de atos jurídicos perfeitos e acabados. Ou seja, é só papelada até a devida homologação.

A aprovação de contas é assunto que diz respeito ao relacionamento entre você e seus sócios

Além disso, de todos vocês para com a sociedade. Nesse âmbito, sem que as contas anuais do exercício tenham sido aprovadas, não podemos considerar o lucro apurado, uma vez que inexiste juridicamente uma clara determinação da situação patrimonial da sua empresa.

Caso vocês estejam em uma sociedade limitada, cujo contrato social determina a regência da Lei das Sociedades Anônimas em caráter supletivo, os administradores podem ficar incursos em responsabilidade solidária, devendo repor à caixa social a importância distribuída, sem prejuízo do ajuizamento da ação penal que no caso couber.

Os sócios quotistas, por sua vez, poderão ser obrigados a restituir os dividendos que tenham recebido, pois se presume a má-fé quando os dividendos forem distribuídos sem o levantamento do balanço ou em desacordo com os resultados deste.

De uma forma geral, o que estamos tentando lhe explicar é que sua prestação de contas vai depender, inclusive, do tipo de sociedade prevalecente. Além disso, conforme mencionamos anteriormente, apesar da prestação de contas ser uma forma de resguardar os envolvidos, a ausência de aprovação das contas impossibilita uma análise conclusiva sobre os atos da administração, considerando que os reflexos econômico-financeiros resultantes da gestão da referida administração não serão levantados.

Neste passo, a aprovação também é decisiva para a manutenção ou destituição dos administradores da sociedade.

Gostaríamos de voltar nossos olhares para o campo do direito econômico

Onde podemos registrar outras duas consequências da não aprovação das contas. Uma delas é específica das sociedades com participação de capital estrangeiro, pois, perante o Banco Central, a existência de um balanço regularmente aprovado é pressuposto do exercício do direito de transferência do capital investido ou remessa de lucro para o exterior.

Outra implicação relaciona-se à obtenção de empréstimos e financiamentos no BNDES. A pessoa jurídica interessada em obter empréstimos e financiamentos deverá estar em dia com as suas obrigações fiscais, tributárias e sociais, devendo prestar informações sobre os seus dados econômicos e financeiros, que deverão ser baseados nos três últimos balanços da empresa e no balancete mais recente.

Assim, podemos concluir que a prestação de contas constitui uma ferramenta útil a você e aos seus sócios, além de terceiros que tenham interesses ligados à sociedade, na medida que revela o desempenho econômico-financeiro da sociedade e permite uma avaliação global dos resultados da administração. Reconhecendo o valor que a prestação de contas agrega à sociedade civil, o ordenamento jurídico protege-a de tal sorte que acabará por penalizar os empresários que estiverem à margem de sua regulação.

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