Como regularizar o alvará de funcionamento

A rotina de um empreendedor não é fácil. Diariamente, são inúmeras decisões a tomar, processos a analisar e, ainda, desenvolver…

A rotina de um empreendedor não é fácil. Diariamente, são inúmeras decisões a tomar, processos a analisar e, ainda, desenvolver projetos de expansão. Tudo isso sem contar a administração da empresa, com o pagamento de contas, gerenciamento de pessoas, acompanhamento de produção, estudo de mercado, em como regularizar o alvará de funcionamento por exemplo.

Em alguns casos, o empresário desiste do negócio e solicita a baixa no CNPJ, fazendo com que a empresa deixe de existir legalmente. Outros, suspendem as atividades, o que a torna inativa ou sem movimentação.

Apesar de algumas pessoas pensarem que cessar o funcionamento é o mesmo que extinguir a empresa, existe diferença. E se o empresário não ficar atento, pode acabar recebendo multas pelo não pagamento de impostos, por exemplo. Em casos mais graves, pode haver processo judicial.

Por isso, manter a empresa regularizada, mesmo que não esteja em atividade, é importante. Isso se torna ainda mais essencial quando existe a vontade de voltar ao mercado.

Por que regularizar a empresa?

Uma empresa ativa possui diversas obrigações a cumprir, que não são descontinuadas com o fim das atividades e da movimentação financeira. Mesmo que não tenha mais funcionários e não compre de fornecedores, existem os pagamentos de impostos, obrigações acessórias, entre outros compromissos a serem honrados.

Uma delas é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), que inclui o status da quitação de diversas contribuições federais, como:

Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira (CPMF);
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
Programa de Integração Social (PIS);
Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep);
Imposto sobre Operação Financeira (IOF);
Imposto sobre Propriedade Territorial Rural (ITR).

Além disso, como foi informado anteriormente, o empresário fica sujeito a multas e processos, que deverão ser totalmente resolvidos caso decida por excluir o CNPJ do cadastro da Receita Federal.

Mas, antes de explicar o que é necessário para regularizar a empresa, vamos explicar a diferença entre empresa inativa e sem movimentação.

Empresa inativa

A partir do momento em que uma empresa não registra movimentação operacional, patrimonial ou financeira, ela se torna inativa. Isso vale para pagamento de fornecedores, aplicações no mercado financeiro, recebimento de duplicatas e, claro, nenhum tipo de faturamento durante todo o ano-calendário.

Caso a empresa tenha débitos decorrentes ao não pagamento de tributos nos anos-calendários anteriores, ela não é considerada inativa. Ou seja, mesmo que o empresário passe, por exemplo, dois anos sem movimentar e sem pagar os valores obrigatórios, a empresa se mantém ativa, e devedora, para a Receita Federal.

Apesar de não registrar movimentações, o CNPJ inativo ainda tem obrigações acessórias a cumprir. A empresa é isenta de envio de informações mensais, mas deve comunicar os tributos anuais. Essas obrigações variam de acordo com o regime tributário da empresa.

Para as enquadradas no Simples Nacional, as empresas devem recolher taxas e apresentar as seguintes obrigações:

Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP);
DCTF negativa para empresas sujeitas à Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) Inativa, para empresas registradas como microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP).

No modelo de Lucro Real e Presumido, as obrigações são:

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) negativa;
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) negativa;
Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), nas mesmas condições que o Simples Nacional;
Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

Importante salientar que as empresas legalmente consideradas inativas, aquelas não registram movimentações durante o ano-calendário, não precisam entregar o Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais (DACON) o Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP).

Empresa sem movimentação

Para ser considerada uma empresa sem movimento, a companhia não deve registrar fluxo operacional, como prestação de serviços, venda de produtos ou qualquer outra atividade que gere receita durante alguns meses do ano-calendário. Por outro lado, é possível ter lançamentos de operações patrimoniais, aumento de capital social e rendimento de aplicações financeiras.

Empresa sem movimentação deve apresentar as obrigações acessórias assim como os negócios formalmente ativos.

DCTF: entrega de competência janeiro do ano-calendário, sem débitos a declarar, caso não possua;
Sistema Público de Escrituração Digital (SPED);
Escriturações como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e Escrituração Contábil Digital (ECD), se estiver obrigada;
Entrega a Escrituração Fiscal Digital (EFD-Contribuições), conforme as regras de dispensa;
Imposto de Renda de Pessoa Jurídica;
Entre outros.

Como regularizar a empresa

Seja para dar baixa no CNPJ ou voltar às atividades, é importante que a empresa, inativa ou sem movimentação, esteja em dia com a Receita Federal. Para tanto, os responsáveis devem apresentar as obrigações acessórias para comprovar o status da empresa.

Para conhecer a situação atual da empresa, basta entrar no site da Receita Federal, na opção Emissão de Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral. Caso o CNPJ esteja irregular, o ideal é buscar auxílio de um contador experiente, que vai orientar quanto aos documentos a serem apresentados aos órgãos competentes e, se for o caso, os pagamentos de impostos, taxas e multas que estejam pendentes.

Em geral, caso a empresa esteja sem movimentação, é indispensável apresentar as declarações que atestam a condição. O mesmo ocorre com quem é microempreendedor individual (MEI) que, até sem emitir nota fiscal, precisa enviar a Declaração Anual do Simples Nacional (Dasn Simei).

Assim que a situação estiver regularizada, o empresário poderá decidir o que fazer com o seu CNPJ.